PNS Wajib Pakai ASN Digital, Begini Cara Aktivasinya!
Jakarta, CNBC Indonesia - Badan Kepegawaian Negara (BKN) telah membangun sistem Aparatur Sipil Negara (ASN) digital yang diperuntukkan bagi PNS dan PPPK.
ASN Digital adalah aplikasi super (superapp) yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengintegrasikan berbagai layanan manajemen ASN dalam satu sistem terpadu. Platform ini mulai diluncurkan pada pertengahan 2025.
Dikutip dari laman resmi BKN, Selasa (6/1/2026), ASN Digital menjadi sistem satu pintu layanan kepegawaian yang mencakup 47 layanan, meliputi seluruh siklus manajemen ASN, mulai dari rekrutmen, pengembangan karier, hingga pensiun.
Melalui ASN Digital, ASN dapat mengakses layanan MyASN, SIASN, SSCASN, serta layanan administrasi kepegawaian BKN lainnya secara terintegrasi. ASN hanya perlu mengakses layanan ini dari laman asndigital.bkn.go.id. Namun untuk mengakses layanan tersebut, syaratnya pengguna harus mengaktifkan terlebih dulu sistem keamanan Multi-Factor Authentication (MFA).
Sistem MFA ada untuk melindungi data kepegawaian nasional dan mencegah penyalahgunaan akun ASN Digital. Dikutip dari situs Pemda Kabupaten Pasang Kayu, bagi ASN (PPPK) yang belum pernah melakukan aktivasi akun, akses pertama kali ASN Digital dapat dilakukan dengan cara melakukan reset password (lupa password) dengan menggunakan NIP dan email yang digunakan pada saat mendaftar sebagai PPPK.
Berikut ini cara mengaktivasi ASN Digital dan MFA
- Buka situs resmi ASN Digital:
Kunjungi: https://asndigital.bkn.go.id - Klik "logo BKN" yang ada pada bagian tengah halaman ASN Digital
- Pilih menu "LOGIN"
- Pada halaman login, pilih opsi "RESET"
- Setelah memilih menu reset akan muncul beberapa pilihan, pilih reset password (lupa password)
- Anda akan diarahkan ke halaman reset password.
Silakan masukkan informasi berikut: - Username / NIP
- Isi Captcha sesuai dengan tulisan yang muncul (sesuaikan huruf besar dan huruf kecil)
- Klik tombol "Check"
- Selanjutnya isi kolom email sesuai dengan email yang muncul/terdaftar di SIASN kemudian klik tombol "Kirim"
- Cek email Anda.
Sistem akan mengirimkan kode reset password ke alamat email yang terdaftar. - Selanjutnya akan muncul halaman reset password, isikan data berikut :
- Isi kolom "kode reset password" dengan kode yang dikirimkan melalui email
- Buat password baru sesuai ketentuan (misalnya minimal 12 karakter, kombinasi huruf besar dan huruf kecil, angka dan simbol).
- Konfirmasi ulang password.
- Klik tombol "reset password" jika berhasil akan muncul pemberitahuan bahwa reset password sudah berhasil
- Setelah berhasil, kembali ke https://asndigital.bkn.go.id dan login menggunakan password baru.
Setelah aktivasi akun, langkah selanjutnya adalah aktivasi MFA, adapun persiapan sebelum aktivasi sebagai berikut :
- Pastikan HP Anda disetel zona waktu otomatis agar kode OTP tidak invalid.
- Pastikan Anda sudah punya akun MyASN / akun SSO ASN (username & password) yang aktif.
- Pasang aplikasi autentikator di HP, misalnya Google Authenticator (atau aplikasi OTP lain kompatibel).
Langkah Aktivasi MFA di ASN Digital
Berikut urutan langkah pengaktifan MFA (Multi‑Factor Authentication) untuk akun ASN Digital:
- Buka browser di komputer/laptop, kunjungi https://asndigital.bkn.go.id
- Klik menu Login (atau melalui logo BKN → Login)
- Masukkan username (NIP atau akun MyASN) dan password Anda.
- Sistem akan mengarahkan Anda ke laman SIASN / halaman aktivasi MFA yang berisi QR Code.
- Buka aplikasi autentikator (misalnya Google Authenticator) di HP, pilih "+" atau "tambahkan akun", kemudian pindai QR Code yang tampil di layar komputer.
- Aplikasi autentikator akan menghasilkan kode OTP (6 digit). Masukkan kode tersebut ke kolom One-time code di laman aktivasi, lalu isi Device Name (nama perangkat, bebas).
- Klik Submit untuk menyelesaikan proses aktivasi. Jika berhasil, MFA Anda aktif.
Setelah aktivasi ASN wajib mengetahui hal-hal berikut ini:
- Mulai dari saat MFA aktif, setiap kali login ke ASN Digital, Anda harus memasukkan username + password + kode OTP dari aplikasi autentikator.
- Jika kode OTP muncul "invalid" atau tidak bisa login, periksa zona waktu HP, atau coba logout dan login ulang.
- Jika semua langkah gagal atau tidak muncul QR code, Anda bisa menghubungi BKPSDM untuk reset MFA atau bantuan pemulihan.
ASN Digital Jadi 'Lemari Digital' ASN
Bahkan, melalui laman ini, ASN diminta wajib mengelola dokumen atau arsipnya dalam bentuk digital melalui Lemari Digital- Document Management System (DMS) dan BKN tidak lagi menerima arsip dalam bentuk fisik.
Kepala BKN Zudan menegaskan bahwa kebijakan ini merupakan langkah strategis untuk mendukung transformasi digital birokrasi secara nasional.
"Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip ASN berbentuk fisik harus dialihmediakan terlebih dahulu kemudian diunggah ke DMS. Ini adalah titik balik menuju tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel," ujar Zudan, dikutip Selasa (6/1/2026).
Kebijakan tersebut mencakup seluruh siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Arsip ASN dibedakan menjadi dua jenis: Arsip Utama (seperti Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, dan diklat) dan Arsip Kondisional (seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara). Semua harus tersedia dalam format digital.
"Arsip yang lahir digital dari sistem seperti SIASN akan otomatis tersimpan di DMS. Sementara untuk dokumen seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan yang tidak dihasilkan SIASN, instansi dan ASN bertanggung jawab mengunggahnya sendiri melalui DMS atau aplikasi MyASN," jelas Zudan.
Untuk menjamin keamanan Arsip ASN digital, DMS dilengkapi dengan pengamanan berlapis termasuk multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses real-time. Mekanisme penyusutan arsip juga diatur secara digital: arsip berstatus "Punah" akan masuk masa inaktif 1 tahun sebelum statusnya berubah menjadi "Musnah" atau "Statis", tanpa menghapus Arsip ASN digital secara permanen.
DMS dikembangkan oleh BKN sebagai Lemari Digital bagi para ASN untuk menyimpan seluruh arsip ASN secara Elektronik. Layanan DMS ini dapat dimanfaatkan dan diakses oleh seluruh instansi pemerintah untuk mempercepat dan mempermudah proses pelayananan Manajemen ASN, sehingga menjadi lebih efisien, efektif dan optimal.
Dengan adanya DMS, arsip ASN menjadi terintegrasi secara nasional, mudah diakses di mana saja, serta terlindungi dari berbagai risiko kehilangan arau kerusakan fisik karena kelalaian atau bencana alam, kebakaran, banjir, maupun faktor lingkungan lainnya. DMS menjadi instrumen penting dalam menjaga keberlanjutan arsip ASN sebagai aset strategis negara sekaligus menjamin ketersediaan Arsip ASN yang andal, aman, dan berkelanjutan.
Kebijakan ini memperkuat perlindungan Arsip ASN sebagai aset negara dan pemanfaatan Arsip ASN secara maksimal untuk mendukung Layanan Manajemen ASN dan pengambilan keputusan.
(haa/haa)[Gambas:Video CNBC]