Bisa Ditiru! Ini Contoh Surat Resign Bagi Karyawan
Rindi Salsabila Putri, CNBC Indonesia
11 April 2024 16:00
Jakarta, CNBC Indonesia - Mengundurkan diri dari perusahaan (resign) adalah hak setiap karyawan. Ketika memutuskan untuk resign, seseorang diwajibkan menulis dan menyerahkan surat pengunduran diri atau surat resign kepada HRD, salah satunya untuk kebutuhan administrasi.
Karyawan yang mengundurkan diri berarti memutus atau mengakhiri hubungan kerja dengan perusahaan terkait. Dengan demikian, hak serta kewajiban antara perusahaan dan karyawan akan turut berakhir. Biasanya, surat resign ini harus diajukan satu bulan sebelum resign alias one month notice demi mobilitas perusahaan.
Ada sejumlah faktor yang mendorong seseorang untuk resign dari perusahaan saat ini, seperti mendapat tawaran yang lebih baik di perusahaan lain, kurang merasa cocok dengan lingkungan kerja saat ini, pekerjaan tidak sesuai minat, merasa tidak berkembang, hingga lokasi kantor yang jauh dari tempat tinggal.
Saat membuat surat resign, Anda harus berhati-hati karena bila melakukan kesalahan maka bisa berakibat fatal. Sebab, kata-kata yang menunjukkan sikap negatif dalam surat bisa memengaruhi reputasi Anda di dunia karier. Selain itu, dalam beberapa kasus Anda akan tetap membutuhkan referensi dari atasan lama untuk diserahkan kepada atasan baru.
Lantas, apa yang harus dilakukan sebelum membuat surat resign? Lalu, bagaimana cara menulis surat resign dengan baik dan benar? Berikut caranya.
1. Cari Waktu yang Tepat untuk Bertemu Atasan
Bicarakan dengan baik niat mengundurkan diri ini kepada atasan Anda. Memang tidak mudah, tapi Anda bisa menyiasatinya dengan mencari waktu yang tepat untuk bertemu atasan. Cobalah untuk mencari waktu ketika atasan Anda tidak sibuk, saat beliau punya emosi atau mood yang bagus, atau tidak memiliki janji meeting dengan seseorang.
Cara lain yang bisa Anda lakukan adalah dengan membuat janji temu terlebih dahulu via email atau telepon. Ketika waktunya tepat, Anda bisa mengungkapkan alasan pengunduran diri tersebut kepada atasan.
2. Luangkan One Month Notice
One month notice (satu bulan pemberitahuan) ini diperlukan perusahaan lama untuk mencari dan mendapatkan karyawan baru agar posisi yang Anda tinggalkan tidak kosong. Dengan begitu, mobilitas perusahaan tetap bisa terjaga.
Permohonan pengunduran diri sudah diatur oleh pemerintah melalui Undang-Undang. Peraturan ini tertuang dalam UU Pasal 26 ayat 2 Keputusan Menteri Tenaga Kerja terkait syarat pengunduran diri dari tempat kerja yang berbunyi:
"Pekerja atau buruh mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis dengan disertai alasannya selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri:
Pekerja atau buruh tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri
Pekerja atau buruh tidak terikat dalam "ikatan dinas". Mengacu pada peraturan pemerintah, sebaiknya mengikuti aturan one month notice sebelum resign dari perusahaan lama.
3. Cek Kontrak
Sebelum resign, cek kontrak yang sudah Anda tanda tangani terlebih dahulu di awal masa kerja. Hal ini berguna untuk melihat apakah ada denda yang harus dibayar jika mengundurkan diri sebelum kontrak habis.
Konsekuensi yang akan Anda dapatkan ketika resign sebelum kontrak habis biasanya berupa pengganti gaji dalam periode tertentu atau senilai gaji di sisa masa kontrak.
4. Periksa Kebijakan Resign
Setiap perusahaan punya kebijakan pengunduran diri yang berbeda-beda, termasuk waktu pengunduran diri. Ada juga yang memiliki aturan dua bulan pemberitahuan sebelum resign. Sebisa mungkin, berikan informasi jauh-jauh hari sebelum resign dari tempat Anda bekerja.
5. Delegasikan Pekerjaan
Jika sudah tahu siapa yang akan menggantikan posisi Anda nanti, sediakanlah waktu untuk membantu orang tersebut mempelajari job desk yang akan dikerjakan. Ini jelas bakal mempermudah proses transisi.
Bila Anda tidak bisa langsung memberikan panduan, cobalah untuk buat panduan alur kerja hingga kontak yang dapat dihubungi ketika mereka punya pertanyaan. Memang bukan sebuah keharusan, tapi hal ini akan meninggalkan kesan yang baik dan profesional kepada partner kerja Anda.
Format dan Isi Surat Resign
- Nama kota dan tanggal
- Nama perusahaan dan alamat perusahaan
- Salam pembuka
- Alasan mengapa Anda ingin resign
- Mencantumkan tanggal kapan Anda terakhir bekerja
- Mengucapkan permohonan maaf dan terima kasih
- Salam penutup dan tanda tangan.
Contoh Surat Resign
1. Contoh Surat Resign Sederhana
Jakarta, 29 Agustus 2022
Kepada Yth,
Kepala HRD (Perusahaan Anda) / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)
di (Lokasi Perusahaan Anda)
Dengan hormat,
Melalui surat tertulis ini, saya atas nama (Nama Anda) bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari posisi (masukkan jabatan Anda) di (masukkan nama perusahaan).
Saya mengajukan pengunduran diri karena ingin menjalankan bisnis sendiri. Melalui surat ini, saya juga ingin mengabarkan bahwa hari terakhir saya bekerja adalah tanggal (masukkan tanggal).
Saya ucapkan terima kasih atas kesempatan kerja yang telah diberikan kepada saya selama 5 tahun ini. Saya mohon maaf jika selama saya bekerja banyak melakukan kesalahan yang mungkin merugikan pihak perusahaan.
Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain, semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu. Semoga (Perusahaan Anda) akan semakin berkembang dan maju.
Hormat Saya,
(Nama Anda)
2. Contoh Surat Resign Resmi
Jakarta, 29 Agustus 2022
Kepada Yth,
HRD (Perusahaan Anda) / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)
di (Lokasi Perusahaan)
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: [Nama Anda]
Departemen: [Departemen Anda]
Jabatan: [Jabatan Anda]
Nomor Induk Karyawan: [NIK Anda]
ingin mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan dengan alasan mendapat tawaran kerja baru di perusahaan lain. Melalui surat ini, saya juga ingin mengabarkan bahwa hari terakhir saya bekerja adalah tanggal [masukkan tanggal].
Adapun surat ini dibuat berdasarkan dengan ketentuan dan kontrak kerja yang tertulis pada surat kesepakatan bersama antara karyawan dan perusahaan. Surat ini juga dibuat berdasarkan dengan Undang-Undang kerja dan sesuai dengan prosedur hubungan Industrial [Perusahaan Anda] tanpa ada tendensi apapun yang tersembunyi di dalamnya.
Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain. Semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Anda]
3. Contoh Surat Resign Profesional
Jakarta, 29 Agustus 2022
Yth, HRD /[nama atasan langsung Anda dan jabatannya]
PT [Perusahaan Anda]
di tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama: Nama Anda
Tempat, tanggal lahir: Tempat, Tanggal Lahir
Alamat : Alamat Lengkap Anda
Departemen : Departemen Anda
Bermaksud untuk mengajukan permohonan mengundurkan diri dari PT [Perusahaan Anda], karena adanya masalah pribadi yang tidak bisa dijelaskan. Namun, saya berterima kasih karena selama saya bekerja di PT [Perusahaan Anda] ini, saya menerima banyak ilmu dan pengalaman kerja. Sehingga saya ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh rekan kerja yang ada.
Sekian surat pengunduran diri saya. Tak lupa juga saya mohon maaf sebesar-besarnya atas kesalahan yang saya perbuat.
Hormat saya,
[Nama Anda]
4. Contoh Surat Resign Bahasa Inggris
August 29th, 2022
Dear [nama atasan]
Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as [jabatan] in [nama perusahaan]. My final day will be [tanggal bekerja terakhir] as per my notice period.
I would like to thank you for the opportunity to have worked in the position for the past [time in employment]. I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues. I will take a lot of what I have learned with me in my career and look back at my time here as a valuable period of my professional life.
During the next [notice period in weeks], I will do what I can to make the transition as smooth as possible and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or to my replacement. Please let me know if there is anything further I can do to assist in this process.
Sincerely,
[Your Name]
(haa/haa)
[Gambas:Video CNBC]
Most Popular