Contoh Surat Pengunduran Diri yang Bisa Dijadikan Referensi

Tim Redaksi, CNBC Indonesia

28 March 2022 16:05

Jakarta, CNBC Indonesia - Ada banyak alasan seseorang mengundurkan diri dari pekerjaannya. Ada yang karena mendapatkan tawaran lebih baik, lingkungan kerja yang toksik, tidak sesuai passion, merasa tidak berkembang, atau karena lokasi kantor yang terlalu jauh. Apapun alasannya, Anda perlu menyiapkan surat pengunduran diri resmi.

Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri adalah surat yang menjadi syarat administratif untuk memberitahukan kepada atasan maupun HRD (Human Resource Department) bahwa Anda ingin berhenti dari pekerjaan.

Ketika Anda menyerahkan surat pengunduran ke atasan atau HRD, maka secara langsung surat ini akan memberitahukan kepada mereka untuk segera mencari pengganti. Umumnya, perusahaan butuh waktu untuk mencari karyawan pengganti supaya posisi yang Anda tinggalkan tidak kosong. Maka dari itu, surat pengunduran diri ini menjadi penting agar hubungan Anda dengan perusahaan tetap terjalin baik walaupun Anda keluar dari perusahaan.

Surat pengunduran diri yang dibuat dengan baik dan sopan tentunya akan menunjukkan bahwa Anda memiliki profesionalisme tinggi, sehingga Anda akan tetap memiliki image yang positif di tempat kerja Anda.

Hal yang Perlu Anda Persiapkan Sebelum Resign Kerja

Ketika Anda sudah lama bekerja di suatu perusahaan, membuat surat pengunduran diri biasanya tidaklah mudah. Sebenarnya tidak ada yang salah dengan keputusan mengundurkan diri dari tempat bekerja. Akan tetapi, mengundurkan diri dari tempat bekerja bisa menjadi suatu masalah ketika Anda tidak dapat membangun kesan yang baik di mata atasan dan partner kerja Anda setelah memutuskan resign.

Nah, agar hal buruk tersebut tidak terjadi, Anda bisa mencoba cara resign yang profesional seperti berikut ini:

1. Menulis Surat Pengunduran Diri

Jika Anda ingin meninggalkan kesan yang baik pada perusahaan Anda, maka sebelum Anda memutuskan untuk mengundurkan diri, sebaiknya Anda membuat surat pengunduran diri yang baik dan sopan.

2. Mencari Waktu yang Tepat untuk Berbicara dengan Atasan

Untuk dapat berbicara dengan atasan secara langsung terkait pengunduran diri dari tempat bekerja memang bukan perkara mudah. Salah satu solusinya yaitu dengan mencari waktu yang tepat untuk berbicara secara langsung dengan atasan. Cari waktu untuk berbicara terkait pengunduran diri Anda ketika atasan tidak sibuk, memiliki emosi atau mood yang bagus, atau tidak memiliki janji meeting dengan seseorang.

Upaya lain yang dapat Anda lakukan saat atasan Anda sibuk yaitu dengan membuat janji dengannya via email atau telepon. Ketika waktunya tepat, Anda bisa mengungkapkan alasan pengunduran diri kepada atasan.

3. One Month Notice Sebelum Meninggalkan Kantor Lama

Pemberitahuan one month notice (satu bulan pemberitahuan) ini dibutuhkan perusahaan untuk mencari dan mendapatkan karyawan baru agar posisi yang Anda tinggalkan tidak kosong.

Permohonan pengunduran diri sudah diatur oleh pemerintah melalui peraturan Undang-Undang. Peraturan ini tertuang dalam UU Pasal 26 ayat 2 Keputusan Menteri Tenaga Kerja terkait syarat pengunduran diri dari tempat kerja yang bunyinya:

"Pekerja atau buruh mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis dengan disertai alasannya selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri:

Pekerja atau buruh tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri
Pekerja atau buruh tidak terikat dalam ikatan dinas

Mengacu pada peraturan pemerintah, sebaiknya mengikuti aturan one month notice sebelum resign dari perusahaan lama.

4. Cek Kontrak

Sebelum Anda mengundurkan diri, cek kontrak yang sudah Anda tanda tangani terlebih dahulu dan setujui di awal masa kerja. Hal ini untuk melihat apakah ada denda yang harus dibayar bila mengundurkan diri sebelum kontrak Anda habis.

Konsekuensi yang akan Anda dapatkan ketika resign sebelum kontrak habis biasanya berupa pengganti gaji dalam periode tertentu atau senilai gaji di sisa masa kontrak.

5. Periksa Kebijakan Pengunduran Diri di Perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai kebijakan pengunduran diri yang berbeda-beda, termasuk di dalamnya waktu pengunduran diri. Sebab ada juga yang memiliki aturan dua bulan pemberitahuan sebelum resign. Sebisa mungkin, berikan informasi jauh-jauh hari sebelum Anda resign dari tempat Anda bekerja.

6. Delegasi Pekerjaan

Jika Anda sudah tahu siapa yang akan menggantikan posisi Anda nanti, sediakanlah waktu untuk membantu pengganti Anda mempelajari terlebih dahulu job desk yang akan Anda kerjakan selama ini. Hal ini tentunya akan memudahkan proses transisi.

Bila Anda tidak bisa langsung memberikan panduan, Anda bisa membuat panduan alur kerja hingga kontak yang dapat dihubungi ketika mereka mempunyai pertanyaan. Hal-hal tadi memang bukanlah sebuah keharusan. Namun, hal ini akan meninggalkan kesan yang baik dan profesional kepada partner kerja Anda.

Hal-Hal yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan Sebelum Resign

Sebelum Anda resign dari tempat kerja Anda, jangan lupa untuk memperhatikan hal-hal berikut ini:

Hal yang Harus Dilakukan

Tetap menjalin silaturahmi dengan partner kerja dari perusahaan lama
Tetap bekerja secara profesional hingga hari terakhir Anda kerja di perusahaan lama
Menghapus file pribadi di perangkat yang digunakan di tempat kerja
Membawa barang pribadi dari tempat kerja lama

Hal yang Tidak Boleh Dilakukan

Tidak membicarakan hal-hal negatif terkait atasan
Rencana pengunduran diri Anda harus diketahui terlebih dahulu oleh atasan. Jangan sampai atasan tahu dari orang lain perihal resign yang Anda ingin ajukan
Tidak melakukan hal-hal negatif sampai hari terakhir bekerja di perusahaan lama

Jenis-Jenis Surat Pengunduran Diri

1. One Month Notice

One month notice merupakan pemberitahuan satu bulan sebelum Anda resmi mengundurkan diri dari perusahaan. Memberitahukan perihal resign kepada atasan satu bulan sebelumnya, berarti Anda memberikan atasan waktu untuk mencari terlebih dahulu pengganti Anda. Maka dari itu, one month notice adalah waktu pengunduran diri yang menjadi standar di banyak perusahaan.

2. Two Weeks Notice

Selain one month notice, ada juga two weeks notice. Two weeks notice adalah pemberitahuan dua minggu sebelum Anda resmi mengundurkan diri dari perusahaan.

Pemberitahuan ini terkesan mendadak dan bila Anda ingin benar-benar resign, Anda harus memiliki alasan yang jelas dan logis ke perusahaan tempat Anda bekerja.

Format Surat Pengunduran Diri

Ketika Anda menulis surat pengunduran diri, penggunaan gaya bahasa resmi, sopan, dan formal merupakan suatu keharusan.

Berikut ini format surat resign yang bisa dijadikan acuan:

Nama kota dan tanggal

Nama perusahaan dan alamat perusahaan

Salam pembuka

Alasan mengapa Anda ingin resign

Mencantumkan tanggal kapan Anda ingin resign

Mengucapkan permohonan maaf dan terima kasih

Salam penutup dan tanda tangan

Contoh Surat Pengunduran Diri

Setelah mengetahui beberapa hal mengenai surat pengunduran diri dari arti hingga formatnya, berikut ini contoh surat pengunduran diri tulis tangan dan ketik dengan berbagai alasan dan tujuan.

Contoh Surat Resign Simpel

Jakarta, 4 Januari 2022

Kepada Yth,

Kepala HRD (Perusahaan Anda) / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)

di (Lokasi Perusahaan Anda)

Dengan hormat,

Melalui surat tertulis ini, saya atas nama (Nama Anda) bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari (Perusahaan Anda) dari posisi (masukkan jabatan Anda).

Saya mengajukan pengunduran diri karena ingin menjalankan bisnis sendiri. Melalui surat ini, saya juga ingin mengabarkan bahwa hari terakhir saya bekerja adalah tanggal (masukkan tanggal).

Saya ucapkan terima kasih atas kesempatan kerja yang telah diberikan kepada saya selama 5 tahun ini. Saya mohon maaf jika selama saya bekerja banyak melakukan kesalahan yang mungkin merugikan pihak perusahaan.

Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain, semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu. Semoga (Perusahaan Anda) akan semakin berkembang dan maju.

Hormat Saya,

(Nama Anda)

Contoh Surat Resign Resmi

Jakarta, 4 Januari 2022

Kepada Yth,

HRD (Perusahaan Anda) / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)

di (Lokasi Perusahaan)

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama: Nama Anda

Departemen: Departemen Anda

Jabatan: Jabatan Anda

No Induk Karyawan: NIK Anda

ingin mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan dengan alasan mendapat tawaran kerja baru di perusahaan lain. Melalui surat ini, saya juga ingin mengabarkan bahwa hari terakhir saya bekerja adalah tanggal (masukkan tanggal).

Adapun surat ini dibuat berdasarkan dengan ketentuan dan kontrak kerja yang tertulis pada surat kesepakatan bersama antara karyawan dan perusahaan. Surat ini juga dibuat berdasarkan dengan Undang-Undang kerja dan sesuai dengan prosedur hubungan Industrial (Perusahaan Anda) tanpa ada tendensi apapun yang tersembunyi di dalamnya.

Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain. Semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu.

Hormat saya,

(Nama Anda)

Contoh Surat Resign Bahasa Inggris

January 1st, 2022

Dear (nama atasan)

Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as [jabatan] with [nama perusahaan]. My final day will be [date of last day] as per my notice period.

I would like to thank you for the opportunity to have worked in the position for the past [time in employment]. I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues. I will take a lot of what I have learned with me in my career and look back at my time here as a valuable period of my professional life.

During the next [notice period in weeks], I will do what I can to make the transition as smooth as possible and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or to my replacement. Please let me know if there is anything further I can do to assist in this process.

Sincerely,

[Your Name]

Contoh Surat Resign karena Alasan Personal

Jakarta, 4 Januari 2022

Yth, HRD / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)

PT (Perusahaan Anda)

di tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama: Nama Anda

Tempat, tanggal lahir: Tempat, Tanggal Lahir

Alamat : Alamat Lengkap Anda

Departemen : Departemen Anda

Bekerja sejak : Tahun Awal Bekerja

Bermaksud untuk mengajukan permohonan mengundurkan diri dari PT (Perusahaan Anda), karena adanya masalah pribadi yang tidak bisa dijelaskan. Namun, saya berterima kasih karena selama saya bekerja di PT (Perusahaan Anda) ini, saya menerima banyak ilmu dan pengalaman kerja. Sehingga saya ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh rekan kerja yang ada.

Sekian surat pengunduran diri saya. Tak lupa juga saya mohon maaf sebesar-besarnya atas kesalahan yang saya perbuat.

Hormat saya,

(Nama Anda)