Contoh Surat Pengunduran Diri yang Bisa Dijadikan Referensi

Jakarta, CNBC Indonesia - Ada banyak alasan seseorang mengundurkan diri dari pekerjaannya. Ada yang karena mendapatkan tawaran lebih baik, lingkungan kerja yang toksik, tidak sesuai passion, merasa tidak berkembang, atau karena lokasi kantor yang terlalu jauh. Apapun alasannya, Anda perlu menyiapkan surat pengunduran diri resmi.

Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri adalah surat yang menjadi syarat administratif untuk memberitahukan kepada atasan maupun HRD (Human Resource Department) bahwa Anda ingin berhenti dari pekerjaan. 

Ketika Anda menyerahkan surat pengunduran ke atasan atau HRD, maka secara langsung surat ini akan memberitahukan kepada mereka untuk segera mencari pengganti. Umumnya, perusahaan butuh waktu untuk mencari karyawan pengganti supaya posisi yang Anda tinggalkan tidak kosong. Maka dari itu, surat pengunduran diri ini menjadi penting agar hubungan Anda dengan perusahaan tetap terjalin baik walaupun Anda keluar dari perusahaan.

Surat pengunduran diri yang dibuat dengan baik dan sopan tentunya akan menunjukkan bahwa Anda memiliki profesionalisme tinggi, sehingga Anda akan tetap memiliki image yang positif di tempat kerja Anda.

Hal yang Perlu Anda Persiapkan Sebelum Resign Kerja

Ketika Anda sudah lama bekerja di suatu perusahaan, membuat surat pengunduran diri biasanya tidaklah mudah. Sebenarnya tidak ada yang salah dengan keputusan mengundurkan diri dari tempat bekerja. Akan tetapi, mengundurkan diri dari tempat bekerja bisa menjadi suatu masalah ketika Anda tidak dapat membangun kesan yang baik di mata atasan dan partner kerja Anda setelah memutuskan resign.

Nah, agar hal buruk tersebut tidak terjadi, Anda bisa mencoba cara resign yang profesional seperti berikut ini:

1. Menulis Surat Pengunduran Diri

Jika Anda ingin meninggalkan kesan yang baik pada perusahaan Anda, maka sebelum Anda memutuskan untuk mengundurkan diri, sebaiknya Anda membuat surat pengunduran diri yang baik dan sopan.

2. Mencari Waktu yang Tepat untuk Berbicara dengan Atasan

Untuk dapat berbicara dengan atasan secara langsung terkait pengunduran diri dari tempat bekerja memang bukan perkara mudah. Salah satu solusinya yaitu dengan mencari waktu yang tepat untuk berbicara secara langsung dengan atasan. Cari waktu untuk berbicara terkait pengunduran diri Anda ketika atasan tidak sibuk, memiliki emosi atau mood yang bagus, atau tidak memiliki janji meeting dengan seseorang.

Upaya lain yang dapat Anda lakukan saat atasan Anda sibuk yaitu dengan membuat janji dengannya via email atau telepon. Ketika waktunya tepat, Anda bisa mengungkapkan alasan pengunduran diri kepada atasan.

3. One Month Notice Sebelum Meninggalkan Kantor Lama

Pemberitahuan one month notice (satu bulan pemberitahuan) ini dibutuhkan perusahaan untuk mencari dan mendapatkan karyawan baru agar posisi yang Anda tinggalkan tidak kosong.

Permohonan pengunduran diri sudah diatur oleh pemerintah melalui peraturan Undang-Undang. Peraturan ini tertuang dalam UU Pasal 26 ayat 2 Keputusan Menteri Tenaga Kerja terkait syarat pengunduran diri dari tempat kerja yang bunyinya:

"Pekerja atau buruh mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis dengan disertai alasannya selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri:

• Pekerja atau buruh tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri
• Pekerja atau buruh tidak terikat dalam ikatan dinas

Mengacu pada peraturan pemerintah, sebaiknya mengikuti aturan one month notice sebelum resign dari perusahaan lama.

4. Cek Kontrak

Sebelum Anda mengundurkan diri, cek kontrak yang sudah Anda tanda tangani terlebih dahulu dan setujui di awal masa kerja. Hal ini untuk melihat apakah ada denda yang harus dibayar bila mengundurkan diri sebelum kontrak Anda habis.

Konsekuensi yang akan Anda dapatkan ketika resign sebelum kontrak habis biasanya berupa pengganti gaji dalam periode tertentu atau senilai gaji di sisa masa kontrak.

5. Periksa Kebijakan Pengunduran Diri di Perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai kebijakan pengunduran diri yang berbeda-beda, termasuk di dalamnya waktu pengunduran diri. Sebab ada juga yang memiliki aturan dua bulan pemberitahuan sebelum resign. Sebisa mungkin, berikan informasi jauh-jauh hari sebelum Anda resign dari tempat Anda bekerja.

6. Delegasi Pekerjaan

Jika Anda sudah tahu siapa yang akan menggantikan posisi Anda nanti, sediakanlah waktu untuk membantu pengganti Anda mempelajari terlebih dahulu job desk yang akan Anda kerjakan selama ini. Hal ini tentunya akan memudahkan proses transisi.

Bila Anda tidak bisa langsung memberikan panduan, Anda bisa membuat panduan alur kerja hingga kontak yang dapat dihubungi ketika mereka mempunyai pertanyaan. Hal-hal tadi memang bukanlah sebuah keharusan. Namun, hal ini akan meninggalkan kesan yang baik dan profesional kepada partner kerja Anda.

Hal-Hal yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan Sebelum Resign

Sebelum Anda resign dari tempat kerja Anda, jangan lupa untuk memperhatikan hal-hal berikut ini:

Hal yang Harus Dilakukan

• Tetap menjalin silaturahmi dengan partner kerja dari perusahaan lama
• Tetap bekerja secara profesional hingga hari terakhir Anda kerja di perusahaan lama
• Menghapus file pribadi di perangkat yang digunakan di tempat kerja
• Membawa barang pribadi dari tempat kerja lama 

Hal yang Tidak Boleh Dilakukan

• Tidak membicarakan hal-hal negatif terkait atasan
• Rencana pengunduran diri Anda harus diketahui terlebih dahulu oleh atasan. Jangan sampai atasan tahu dari orang lain perihal resign yang Anda ingin ajukan
• Tidak melakukan hal-hal negatif sampai hari terakhir bekerja di perusahaan lama

Jenis-Jenis Surat Pengunduran Diri

1. One Month Notice

One month notice merupakan pemberitahuan satu bulan sebelum Anda resmi mengundurkan diri dari perusahaan. Memberitahukan perihal resign kepada atasan satu bulan sebelumnya, berarti Anda memberikan atasan waktu untuk mencari terlebih dahulu pengganti Anda. Maka dari itu, one month notice adalah waktu pengunduran diri yang menjadi standar di banyak perusahaan.

2. Two Weeks Notice

Selain one month notice, ada juga two weeks notice. Two weeks notice adalah pemberitahuan dua minggu sebelum Anda resmi mengundurkan diri dari perusahaan.

Pemberitahuan ini terkesan mendadak dan bila Anda ingin benar-benar resign, Anda harus memiliki alasan yang jelas dan logis ke perusahaan tempat Anda bekerja.